Cotizaciones

Menú principal: Menú principal del software.

Menú PROSPECCIÓN Y VENTAS: Seleccionar el menú Cotizaciones

Menú edición de COTIZACIONES

Datos Fiscales en PDF: Esta función sirve para posicionar los datos fiscales en el documento PDF, ya sea “inferior izquierda o superior derecha”

Cuadro de Firmas: Agrega

, elimina

o edita

las autorizaciones necesarias para la cotización.

Ejemplo: Autorizó, aprobó, etc

Tiempo de Entrega: Agrega

, elimina

o edita

el tiempo de validez de tus cotizaciones.

Unidad de Medida: Agrega

, elimina

o edita

la unidad de medida de tu producto o servicio

Condiciones de Trabajo: Agrega

elimina

o edita

los términos y condiciones de las cotizaciones.

: Esta función permite consultar por fecha y/o por cliente cotizaciones realizadas en un rango de tiempo.

Fecha

Ingrese o seleccione la fecha inicial y final que desea consultar.
Una vez ingresado las fechas precione el boton consultar para ir reporte.

Clientes

Mediante una búsqueda dinámica selecciona el cliente.
Selecciona el subcliente, en caso de tener uno vinculado al cliente, de lo contrario deja este campo vacío.
Selecciona el periodo a consultar mediante Fecha inicial y Fecha final.
Da clic en el botón para generar el reporte.

Vendedores

Solo se necesita elegir un Usuario y establecer un rango de Fecha para la búsqueda

Estatus

Selecciona el estatus del cual se desea realizar la consulta:
- Todos
- Enviada
- Recibida
- En Proceso
- Venta
- Rechazada
Selecciona el periodo a consultar mediante una fecha inicial y una fecha final.
Da clic en botón para generar el reporte.

Diseño de PDF: Esta función permite configurar el diseño de la cotización en formato PDF

Configuración: Esta función sirve para activar y desactivar datos que se desee mostrar en la cotización

Precio de compra
Folio alternativo
Subpartidas
% de partidas = Factor
Manejar estatus de procesos
Tiempos de entrega fijos
Usar crédito

Agregar cotización: Mediante esta función puedes realizar una nueva cotización con los productos y/o servicios solicitados y las especificaciones requeridas (más información).

BARRA DE COTIZACIONES

No de cotización: El sistema genera un folio consecutivo de las cotizaciones realizadas, de igual modo si cuentas con más de un centro de trabajo genera un código alfanumérico tomando 2 iniciales del nombre del centro de trabajo como se muestra en la imagen.

Folio Alt. Muestra el folio alternativo.

Fecha de emisión: Muestra la fecha en que se genero la cotización.

Usuario: Muestra el nombre del usuario que creo la cotización.

Empresa: Muestra el nombre de la empresa a quien se cotiza.

Referencia: Muestra el nombre con el que se registró la cotización.

Estatus de Proceso: Esta función permite visualizar el estatus del proceso de la cotización

En proceso
Recibido
Concluido

Ver: Esta función permite visualizar la información de la cotización.

Editar: Modifica cualquier dato registrado previamente en la cotización.

Generar PDF con Subpartidas: Descarga en tu dispositivo el archivo pdf de la cotización mostrando de forma desglosada las partidas principales y subpartidas.

Generar PDF sin Subpartidas: Descarga en tu dispositivo el PDF sin mostrar las subpartidas generadas en la cotización, éstas se agregan en la partida principal.

Enviar por correo electrónico: Envía la cotización al cliente mediante correo electrónico con dominio del software.

Correo: Registra el correo electrónico al que deseas enviar la cotización.

Agregar correo: Da clic en el botón si deseas agregar más cuentas de correo electrónico.
Asunto: Registra palabras claves a las que haga referencia la información a enviar.
Mensaje: Agrega alguna nota o información al correo electrónico de lo contrario el sistema no permite enviar enviarlo.
Da clic en el botón Enviar para mandar el correo electrónico de lo contrario da clic en el botón Cancelar

Notas internas: Agrega comentarios o información que necesites tomar en cuenta de tu cotización.

Menú deplegable

Agregar imágenes: Esta funcíon permite adjuntar imágenes relacionadas a la cotización.

Duplicar: Esta función permite el duplicado inteligente de una cotización tomando los productos cotizados y el nombre del cliente.

Análisis de Precio: Para conocer más a detalle revisar esta guía. ANÁLISIS DE PRECIO

Eliminar: Elimina la cotización

Estatus de cotización a pedido: Esta función sirve para conocer el status de la cotización generada.

En Proceso

Costo validado

Cotización enviada al cliente

Autorizado por el cliente

Cancelado

Pedido: Al seleccionar

genera el pedido directo de la cotización de forma total o parcial seleccionando partidas especificas, al hacer este movimiento la cotización ya no se puede editar, para ésto el pedido debe ser cancelado. Ver módulo PEDIDOS.

Estatus del pedido

Cotización hecha pedido

Generar proyecto: Al seleccionar genera un proyecto directo de la cotización. Ver módulo PROYECTOS.

Estatus del proyecto

Cotización hecha proyecto

Generar factura electrónica: Al seleccionar

realiza la factura electrónica directo de una cotización unicamente si el cliente ya fue registrado. Ver módulo FACTURACION.

AGREGAR COTIZACIÓN

Realizar una nueva cotización con los productos y/o servicios solicitados y las especificaciones requeridas.

ESPECIFICACIONES DE LA COTIZACIÓN

Folio Alternativo: Registra un código alfanúmerico en caso de que la operación de tu empresa lo requiera, de lo contrario deja este campo vacío.

Fecha de emisión: Selecciona la fecha del día en el que se genera la cotización.

Vigencia: Registra los días que tiene validez la cotización.

Factura: Selecciona la opción SI para desglosar el IVA de lo contrario la opción NO.

I.V.A: Si se selecciona SI ingresa en valor numerico el I.V.A deseado.

Referencia: Coloca palabras clave para identificar la cotización.

Tipo de moneda: Selecciona la opción PESO (MX) o DOLLAR (US) de acuerdo a la operación de tu empresa.

ASIGNAR UN SUB CLIENTE.

Sub Cliente: Si desea asignar un sub cliente al registro puede seleccionar uno.

Propuesta: Puede agregar una propuesta en formato .PDF si tiene una.

INFORMACIÓN DEL CLIENTE

Cliente existente: Esta función permite seleccionar mediante una búsqueda dinámica a un cliente previamente registrado en el modulo CLIENTES.

Cliente nuevo: Registra los datos del nuevo prospecto sin que se dé de alta en la base de datos de CLIENTES o de lo contrario si quieres guardar al posible cliente, activa la función

Dar de alta al guardar cotización.

AGREGAR PARTIDAS

Agregar Partida: Registra los servicio o productos solicitados por el cliente con las especificaciones correspondientes.

Tiempo de entrega: Mediante una búsqueda dinámica selecciona el tiempo de entrega de tu producto o servicio de lo contrario colócalo manualmente.

Unidad de medida: Registra la unidad de medida de tu producto o servicio mediante una búsqueda dinámica, de lo contrario registra manualmente.

Descripción

Selecciona producto: Mediante una búsqueda dinámica, Selecciona el producto o servicio previamente registrado en el CATÁLOGO, de lo contrario utiliza la opción

Usar descripción.

Usar descripción: Registra la información de el pedido o proyecto a desarrollar con las especificaciones necesarias.

Subrayar texto: Resalta texto dentro de la descripción del producto. Esta funcíon aparece al seleccionar un producto o escribir una descripción.

X * Y: Esta función permite registrar las dimensiones de áreas cuando se refiere a cotizar metros cuadrados (m²).

Ejemplo: publicidad, construcción etc.

Precio de venta: Ingresa el precio al cual será vendido el producto o servicio.

Precio de compra: Registra el precio al cual se compro el producto seleccionado.

Cantidad: Coloca el número de piezas o servicios a cotizar.

Precio unitario: Obtén el precio de venta y de costo del producto cotizado, previamente registrado en el CATÁLOGO de lo contrario edita o registra el precio.

Factor: Si deseas aumentar el costo unitario de tus productos un cierto porcentaje colócalo como el siguiente ejemplo:

Para aumentar un 20% coloca 20

Para aumentar un 50% coloca 50

Importe: Obtén el monto total de la o las piezas cotizadas.

Agregar SubPartida: Agrega productos o servicios que desees vincular a tu partida padre generando un folio alfa numérico.

Ejemplo envío, instalación, accesorio o cualquier otro producto vinculado.

DESGLOSE DE COSTOS

Subtotal: Obtén el monto total de los productos registrados.

Des(%): Esta función permite aplicar un porcentaje de descuento.

Cre(%): Esta función permite agregar cierto porcentaje cuando la venta es a crédito.

Subtotal: Obtén la suma del importe antes de impuestos.

IVA: Muestra IVA del importe.

Total: Obtén la suma después de descuento, crédito e impuestos.

DATOS EXTRA

Observaciones: Coloca los puntos importantes a mencionar en la cotización esta función es editable, es decir la palabra Observaciones se puede cambiar por IMPORTANTE , NOTA, etc. dando clic sobre la ésta.

Mostrar cuadro de firmas: Esta función permite mostrar la firma de quienes aprueban una cotización, datos previamente registrados .

Mostrar datos fiscales en PDF: Esta función permite que se muestren los datos fiscales previamente registrados en el documento pdf generado.

Ocultar la descripción de los productos en el PDF: Esta función permite ocultar las descripciones de los productos de cada partida dentro de la cotización.

Términos y condiciones: Selecciona los términos y condiciones previamente registrados que deba incluir cada cotización.

Términos y condiciones Extras: Usted puede agregar terminos y condicones extras en esta sección.

AGREGAR IMÁGENES A UNA COTIZACIÓN

Esta función permite adjuntar imágenes en la cotización, ejemplo: render, fotos del termino de un proyecto, etc.

Da clic en el botón Seleccionar archivo .
Desde una carpeta local elige una a una las imagenes.
En caso de necesitar borrar una imagen da clic en .

Las imágenes se irán a gregando de izquierda a derecha en 3 columnas debajo de las Observaciones y Condiciones de Trabajo.

Guardar: Salva toda la información registrada.

Cancelar: Cancela lo registrado.